toukokuuta
2015
Ajankohtaista
Apotin talven suurin panostus eli tarjouspyyntö lähetettiin lähetettiin CGI:lle ja Epicille 24. huhtikuuta. Tarjoajilla oli 22.5. asti aikaa esittää materiaalista lisäkysymyksiä, joita käydään läpi heidän kanssaan tänään 29.5. järjestettävässä tilaisuudessa. Itse tarjousten määräaika on 18. kesäkuuta klo 12.00.
Osalla hanketoimistolaisia heinäkuun alku kuluukin tarjousten yksityiskohtiin tutustuessa, kun pitää päättää, kumpi tarjoajista täyttää paremmin heille asetetut vaatimukset. Ohjausryhmä tekee elokuussa Apotin jäsenkunnille ja HUS:lle ehdotuksen valittavasta järjestelmätoimittajasta, minkä jälkeen hankintayksiköt päättävät asiasta omissa päätöksentekoelimissään. Koko päätöksentekokierros ollee valmis viimeistään lokakuussa 2015.
Tarjousten lisäksi Apotissa odotetaan markkinaoikeuden päätösta CGI:n ja Tiedon tekemistä valituksista, jotka koskevat Epicin tekemää muutosta teknologiavalintaansa sekä päätöksiä muutokseen liittyvän vastaavuusarvioinnin tuloksista. Apotissa valitusten koetaan olevan aiheettomia, sillä hankintalain mukaisen neuvottelumenettelyn periaatteiden mukaisesti tarjoajalla on mahdollisuus täsmentää tarjoamaansa ratkaisua neuvotteluiden aikana, kunhan uusi ohjelmistokokonaisuus on vähintään samaa tasoa kuin alun perin käytetty kokonaisuus.
Osakeyhtiö perustettaneen kesällä
Helsinki, Vantaa, Kauniainen, Kirkkonummi ja HUS päättävät touko - kesäkuussa työnimellä Apotti Oy kulkevan yhtiön perustamisesta Apotin ohjausryhmän hyväksymien liiketoimintasuunnitelman, yhtiöjärjestyksen ja osakassopimuksen pohjalta. Päätöksentekokierros saadaan toivottavasti päätökseen ennen juhannusta, jolloin yhtiö olisi juridisesti olemassa jo heinäkuussa.
Yhtiö on se taho, joka solmii lopullisen sopimuksen tulevan järjestelmätoimittajan kanssa sekä kilpailuttaa järjestelmän käyttöpalvelut. Apotti Oy:n tärkein tehtävä on kuitenkin tuottaa palveluja osakkailleen.
Uuden järjestelmän käytön oppii päivässä
Yksi tärkeä osa syksyllä valittavan uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän käyttöönottoa on koulutus, jonka pääsuunnitelma oli myös liitteenä 24.4. lähetetyssä lopullisessa tarjouspyynnössä.
"Käyttöönotot onnistuvat ainoastaan, jos uusi järjestelmä osataan kunnolla. Tehokkaasti ja hyvin toteutettu koulutus vaikuttaa siis koko Apotti-hankkeen tavoitteiden saavuttamiseen", muistuttaa koulutuksen pääsuunnitelman laatinut Apotin erityisasiantuntija Sirkka Häkkinen.
Suunnitelman mukaan varsinaisten loppukäyttäjien eli sosiaalityöntekijöiden, hoitajien ja lääkäreiden koulutus kestää toimialasta riippuen yhdestä kahteen päivää. Lisäksi keskijohdolle järjestetään omat koulutuksensa, missä ei opetella niinkään järjestelmä käyttöä, vaan sen ominaisuuksia.
"Oli tuleva järjestelmä kumman tahansa järjestelmätoimittajan, CGI:n tai Epicin toimittama, siinä on paljon uudenlaisia raportointimahdollisuuksia. Johto pystyy nopeasti itse hakemaan järjestelmästä reaaliaikaiset raportit osaston toiminnasta, kun niitä tällä hetkellä voi joutua odottamaan jopa kuukauden", Häkkinen kertoo.
Pääkielenä suomi
Apotin jäsenorganisaatioista nimetään pääkouluttajat, jotka kouluttaa tuleva järjestelmätoimittaja suomeksi tai englanniksi. Pääkouluttajilta vaaditaan aiempaa koulutuskokemusta ja englannin kielen taitoa. Heidän tehtävänään on siirtää oppimansa tieto varsinaisille kouluttajille, jotka opettavat uuden järjestelmän käytön loppukäyttäjille.
"Loppukäyttäjien koulutuskieli on suomi, mutta ruotsinkielisissä kunnissa pyritään puhumaan myös ruotsia. Koulutusmateriaali on joka tapauksessa saatavilla sekä suomeksi että ruotsiksi, mahdollisesti myös englanniksi", Sirkka Häkkinen kertoo.
Vaikka tulevan järjestelmän – kuten nykyistenkin Apotti-alueen järjestelmien – käyttökieli on suomi, sähköisen palveluportaalin kautta kotikoneeltaan asioiva asiakas tai potilas voi vaihtaa oman näkymänsä kieltä.
Koulutukset järjestetään pari kuukautta ennen käyttöönottoja
Apotin ensimmäinen käyttöönotto alkaa Vantaalla ja HUS:n Peijaksen sairaalassa vuoden 2017 toisella puoliskolla. Koulutusympäristöä ja -materiaaleja aletaan kuitenkin valmistella huomattavasti aiemmin.
"Olemme ajatelleet, että koulutukset järjestetään 6 - 8 viikkoa ennen varsinaisia käyttöönottoja, jotta tiedot ovat tuoreessa muistissa järjestelmän tulossa työkäyttöön. Koulutusajankohdat sovitaan niin, ettei niitä tehdä loma-aikoina ja koulutusmuotoja käytetään monipuolisesti", Häkkinen selventää.
Lääkäreille, hoitajille ja sosiaalihuollon henkilökunnalle järjestetään eri koulutukset toimintaympäristön mukaan. Sisältö vaihtelee sen mukaan, työskenteleekö henkilö esimerkiksi leikkaussalissa vai vuodeosastolla. Siksi myös kouluttajia tarvitaan kaikista eri toimintaympäristöistä.
"CGI:n ja Epicin tavat toteuttaa koulutus poikkeavat toisistaan, joten varsinainen koulutussuunnitelma tehdään, kun järjestelmätoimittaja saadaan valittua syksyllä 2015", Häkkinen muistuttaa.
Tarjouspyynnön liitteenä olleeseen pääsuunnitelmaan voi tutustua täällä.
Käyttöönottojärjestys selviää syksyllä
Uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän ensimmäinen käyttöönotto tapahtuu Vantaalla ja HUS:n Peijaksen sairaalassa syksyllä 2017. Myös Apotti-hankintarenkaan muut jäsenet kyselevät ahkerasti, milloin järjestelmää päästään käyttämään heidän organisaatioissaan. Tähän ei vielä ole kuitenkaan varmaa vastausta, vaan käyttöönottojen aikataulut selviävät syksyllä 2015, kun järjestelmätoimittaja valitaan.
Ensimmäisessä käyttöönotossa ovat joka tapauksessa mukana terveydenhuollon osalta Vantaan perusterveydenhuolto, Peijaksen sairaala sekä siihen kuuluvat psykiatrian ja avohoidon yksiköt.
Vantaan sosiaalihuolto siirtyy käyttämään uutta järjestelmää vaiheittain. Ensimmäisen käyttöönoton piiriin kuuluvat lastensuojelu, kotihoito, koulun sosiaalityö, kasvatus- ja perheneuvonta, omaishoidon tuki, sosiaali- ja kriisipäivystys sekä ikääntyneiden palvelut. Toisessa ryhmässä ovat muun muassa päihdehuolto, vammaispalvelut ja kehitysvammaisten erityishuolto. Kolmanteen ryhmään kuuluvat lastenvalvojapalvelut sekä perheasioiden sovittelun ja työllisyyden tuen palvelut. Viimeisenä uusi järjestelmä otetaan Vantaalla käyttöön toimeentulotuen, maahanmuuttajien ja sosiaalisen luototuksen toiminnoissa.
Näillä näkymin seuraava käyttöönotto Vantaan jälkeen alkaa vuoden 2018 alkupuolella.
Uusi järjestelmä, uudet mahdollisuudet
Uusi asiakas- ja potilastietojärjestelmä tuo paljon uusia mahdollisuuksia reaaliaikaiseen raportointiin.
"Itse lääkärinä olen perehtynyt CGI:n ja Epicin järjestelmien erityisesti lääkäreille tarjoamiin uusiin raportointimahdollisuuksiin. Käytännössä saat niin sanotusti sitä, mitä mittaat", kertoo Apotin toiminnan kehittämispäällikkö, sisätautien erikoislääkäri Tinja Lääveri.
Järjestelmät mahdollistavat esimerkiksi laatumittarien ilmaantumisen määriteltyjen käyttäjien järjestelmänäkymiin haluttuina viikonpäivinä.
"Lääkäri voi tarkastella omien diabeetikko-potilaidensa HbA1c- tai RR-tasoja, toimepiteiden infektiokomplikaatioita, yksikön jonotusaikoja, käyntitietoja jne. sekä vertailla niitä halutessaan saman tien vaikka koko Suomen tilastoihin. Edellä mainitut työkalut ovat tulevaisuudessa jokaisen johtajan – oli kyseessä sitten lähi-, keski- tai ylin johto – käytettävissä ja on heidän päätettävissään, mitä tietoja he haluavat alaisilleen esittää. Tietenkin käytettävistä laatumittareista ja vertailutilastoista on sovittava yhteisesti ja kaikkien on sitouduttava käyttämään niitä. Näin on helppo tunnistaa, jos valitut mittarit eivät johdakaan haluttuun lopputulokseen", Lääveri muistuttaa.
Tuleva järjestelmä ohjaa myös toimintatapoja. Siinä tulee olemaan sähköisiä protokollia, joiden avuilla voidaan vaikuttaa hoitokäytänteisiin ja yhdenmukaistaa niitä. Järjestelmä mahdollistaa myös täysin rakenteisen kirjaamisen.
Apotti-uutiskirje
Apotti-uutiskirje ilmestyy kerran kuussa ja sen tuotannosta vastaa Marja Valjus. Uutiskirje lähetetään sähköpostitse muun muassa laajalle joukolle HUS-alueen kuntien päättäjiä ja virkamiehiä sekä HUS-sairaanhoitoalueiden johdolle ja päättäjille.
Uutiskirjettä saa vapaasti levittää ja sisältöä saa julkaista esimerkiksi kuntien intraneteissä.
Palautetta voi antaa osoitteessa www.apotti.fi tai apotti@hel.fi ja postituslistalle voi liittyä tai siltä voi poistua klikkaamalla kirjeen oikeassa alareunassa olevaa linkkiä.