elokuuta
2013
Ajankohtaista
Apotin ohjausryhmä kokoontui 29. elokuuta tekemään päätöksiä liittyen muun muassa Keravan irtautumiseen hankkeesta sekä osallistumispyynnön julkaisuun. Samalla hanketoimisto sai hyvää palautetta elokuun 28. päivä hankintarenkaan ylemmälle johdolle järjestetystä Apotti-seminaarista. Ainakin muutama Apotti-epäilijä oli seminaarissa saatu siirtymään hankkeen kannattajiksi. Moni oli ajatellut hankkeen tarkoittavan vain uutta tietojärjestelmää, vaikka Apottia tehdään toiminnanmuutoksen lähtökohdista.
Toiminnanmuutosajatuksista voi lukea lisää elokuun blogista. Kirjoittajana tässä kuussa toimii toiminnan kehitysjohtaja Antti Iivanainen.
Ohajusryhmässä keskusteltiin myös päätöksenteon keventämisestä. Olisi toivottavaa, että tulevaisuudessa hankkeen osapuolet voisivat tehdä päätöksiä esimerkiksi lautakunnissa sen sijaan, että Apotti-asiat pitää käsitellä valtuustoissa asti.
Päätöksiä tehtiin seuraavissa asioissa:
- Pyynnön osallistumishakemusten jättämiseen voi julkaista.
- Vahvistettiin vuoden 2014 budjetti.
- Heikki Onnelan titteli ja vastuualue muuttuvat syyskuun alusta hankepäälliköstä tuotekehitysjohtajaksi.
- Hankepäällikkönä aloittaa 2.9. Lassi Lindblom.
- Muutosryhmää vahvistettiin kahdella jäsenellä: Tapani Hämäläinen (ylilääkäri, HUS) ja Pirjo Marjamäki (johtaja, SOCCA).
Pyyntö osallistumishakemusten jättämiseen on nyt julkaistu!
Apotti siirtyi 30. elokuuta valmisteluvaiheesta hankintavaiheeseen, kun pyyntö osallistumishakemusten jättämiseen julkaistiin julkisten hankintojen sähköinen julkaisukanava Hilmassa. Tämä tarkoittaa, että hankintalaki antaa julkaisuajankohdasta alkaen puitteet hankkeen toiminnalle.
Aikaa lokakuun alkuun asti
Järjestelmätoimittajilla on nyt 2.10.2013 asti aikaa toimittaa osallistumishakemuksensa. Osallistuvien toimittajien joukosta valitaan 3 - 6 varsinaisiin neuvotteluihin. Neuvotteluihin valittujen järjestelmätoimittajien joukon on tarkoitus olla selvillä marraskuun lopussa.
Valintakriteereinä käytetään toimitusvarmuuteen liittyvien minimivaatimusten lisäksi muun muassa ehdokkaiden kokemusta toiminnalliselta ja sisällölliseltä vastaavuudeltaan Apotin vaatimuksia vastaavista hankkeista sekä kokoluokaltaan Apotin vaatimuksia vastaavista hankkeista.
”Valmisteluvaiheen aikana osoitetun kiinnostuksen perusteella uskon osallistumishakemuksia tulevan kymmenkunta kappaletta joko yksittäisiltä järjestelmätoimittajilta tai useamman toimittajan yhteenliittymiltä”, kertoo Apotin hankejohtaja Hannu Välimäki.
Neuvotteluissa apuna satoja ammattilaisia
Varsinaiseen neuvotteluvaiheeseen liittyy kiinteästi suunnittelu-, toiminnanmuutos-, testaus- ja arviointityö. Tässä hanketoimistoa tulee avustamaan useampia satoja Apotti-hankintarenkaan sosiaalitoimen, erikoissairaanhoidon, perusterveydenhuollon sekä tietotekniikan ammattilaisia.
Uudella järjestelmällä prosessit sujuvimmiksi
Apotin prosesseista vastaava toiminnan kehittämispäällikkö Samu Eränen kuuluttaa toimintakulttuurin muutoksen perään. ”Nykyistä fiksummat ja yhtenäisemmät toimintamallit edellyttävät asiakas- ja potilastietojärjestelmän kehittämista”, elokuussa työt Apotissa aloittanut Eränen tietää.
Nordic Healthcare Groupilta Apottiin siirtynyt Samu Eränen on entisessä työssään ollut mukana kymmenissä merkittävissä perussairaanhoidon ja erikoissairaanhoidon kehittämisprosesseissa. Sosiaalihuoltokin on ollut mukana vanhustenhuollon osalta muun muassa kunnan kokonaispalvelurakenteen kehittämisprojekteissa.
”Apotista kiinnostuin sitä kautta, että aiemmassa työelämässä olen jatkuvasti törmännyt tilanteisiin, missä jähmeä kommunikointi eri potilastietojärjestelmien välillä on tullut esiin. Monia prosesseja olisi saanut sujuvoitettua, jos käytössä olisi ollut yksi yhteinen potilastietojärjestelmä tai jos edes olemassa olevat järjestelmät olisivat kommunikoineet toistensa kanssa”, Eränen muistelee.
Hän on uransa aikana ollut seuraamaan muun muassa yli sataa leikkausta tutkiakseen, miten leikkaussalin roolit linkittyvät toisiinsa ja mitä voisi tehdä, jotta yksi rooli ei hidastaisi toista.
Pois vanhoista ajatusmalleista
Apotissa prosesseja on toki mietitty ja määritelty jo ennen Eräsen liittymistä tiimiin. Mies kiitteleekin hanketoimistoa hyvästä työstä. Hän uskoo kesäkuussa ensimmäistä kertaa kokoontuneen muutosryhmän olevan avainasemassa prosesseja kuvailtaessa.
”Vaikeinta on saada ihmiset ajattelemaan prosesseja nykytyönsä ulkopuolelta. Vie aikaa, ennen kuin muutosryhmäkin saadaan unohtamaan oma työnsä ja se, mitä nykyjärjestelmät mahdollistavat. Sen sijaan heidän pitää heittää vanhat toimintatavat menemään ja miettiä, mitä kaikkea täysin uuden järjestelmän avulla voi toteuttaa”, Eränen kertoo.
Veronmaksajankin asialla
Erästä ei innosta Apotissa pelkästään ammatillinen näkökulma. Hän ajattelee uutta asiakas- ja potilastietojärjestelmää myös veronmaksajan kannalta.
”Kansa vanhenee, joten meidän on pakko tehdä isoja muutoksia ja kehittää järkeviä järjestelmiä, jotta ikääntyvästä väestöstä voidaan pitää huoli ilman, että kulut nousevat liian suuriksi”, Eränen miettii.
”Apotissa on sovittava tietyt perusprosessit, jotta myös hallinnassa päästään yhdenmukaisuuteen. Kun tehdään järkeviä asioita järkevillä toimintatavoilla, päästään tilanteeseen, missä hoidon sekä toiminnan laatu ja vaikuttavuus paranevat ja työ muuttuu nykyistä mielekkäämmäksi.”
"Tämä on yksi pääjutuista"
Viitisenkymmentä HUS:n, Helsingin, Vantaan, Kauniaisten ja Kirkkonummen edustajaa kokoontui Paasitorniin Apotti-seminaariin 28. elokuuta. Ideana oli ennen kaikkea saattaa hankintarenkaan ylempi johto ajan tasalle Apotti-asioissa, mutta myös vaihtaa ideoita molempiin suuntiin.
Hankejohtaja Hannu Välimäki alusti seminaaria korostamalla johdon tuen tärkeyttä Apotin kaltaisissa hankkeissa. Välimäki näytti taulukkoa toiminnasta, jolla on korkea epäonnistumisprosentti. Taulukon suurin epäonnistumisprosentti koskee muun muassa johdon tukea ja sitoutumisen hiipumista. Tarve erilaisille ja eri tasoisille info-tilaisuuksille kasvaa sitä mukaa, mitä pidemmälle hankkeessa edetään.
Myös toiminnan kehitysjohtaja Antti Iivanaisen viesti yleisölle oli, että toiminnanmuutos ei onnistu ilman johdon tukea.
"Toimintaa me olemme muuttamassa, koska meillä ei ole muita vaihtoehtoja", Iivanainen totesi viitaten muun muassa väestön kasvavaan palveluntarpeeseen.
Innovatiivisuus kukki työpajoissa
Päivän aikana osallistujille kerrottiin hankkeen ajankohtaisista asioista toiminnan kehittämisen, tuotekehityksen ja teknisen kehityksen näkökulmista. Seminaarivieraat pääsivät tutustumaan erilaisiin moderneihin järjestelmiin anonyymeissä demoesityksissä sekä esittämään omia tulevaisuuden ideoitaan työpajoissa.
Neljä eri työpajaa, palvelukanavat 2020, palveluketjut, sähköinen asiointi ja tavoitteista totta, saivat osallistujat innostumaan. Kun sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon, erikoissairaanhoidon ja tietotekniikan osaajat lyövät satunnaisissa ryhmissä ajatuksensa yksiin, tuloksena on niin huippuideoita kuin puhdasta utopiaa.
Seminaari loppui, positiivinen vire jäi
Kaiken kaikkiaan seminaarista jäi hanketoimiston henkilökunnalle mieleen positiivinen hurina. Myös päivän puhujavieras, professori Jari Stenvall totesi tyytyväisenä huomanneensa, että Apotista ei ainakaan puutu intohimoa. Stenvallin aiheena seminaarissa oli Muutoksen toteuttaminen sosiaali- ja terveyspalveluissa. Professorin mukaan intohimo on usein muutoshankkeissa se ainut puuttuva palanen, vaikka kaikki muut attribuutit olisivat kunnossa.
Moni seminaarivieraista oli huolissaan oman osa-alueensa riittävästä huomioonotosta Apotti-hankkeessa. Lisäksi hankkeen henkilökunnalle huomautettiin, että omaan hankkeeseen ei pidä rakastua liiaksi. Pitää ymmärtää myös, mitä muut puhuvat.
Apotin ohjausryhmän puheenjohtaja, Helsingin apulaiskaupunginjohtaja Laura Räty totesi puheessaan, että Apotti on iso näytönpaikka:
"Tämä hanke tulee näyttämään, pystyykö julkinen sektori oikeasti viemään läpi isoja hankkeita ja tekemään isoja hankintoja."
"Apotti on yksi pääjutuista. Suosittelen, että jokainen jäsenkunta ottaa sen mukaan strategiaohjelmaansa", seminaarin summasi Vantaan talous- ja hallintojohtaja Ari Toiva.
Mikä on Apotti?Apotti-hankkeessa kehitetään sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon toimintaa aikaisempaa yhtenäisemmiksi, turvallisemmaksi, laadukkaammaksi ja kustannustehokkaammaksi. Tämän tueksi kuntalaiset ja ammattilaiset tarvitsevat asiakas- ja potilastietojärjestelmän, joka muun muassa mahdollistaa nykyistä paremman sähköisen asioinnin ja palvelut, takaa tietojen reaaliaikaisen saatavuuden palvelu- ja hoitopaikasta riippumatta sekä tukee ammattilaisen osaamista. Kyseessä on yhteistyöhanke, jossa ovat mukana Helsinki, Vantaa, Kirkkonummi, Kerava ja Kauniainen sekä HUS. KL-Kuntahankinnat Oy:n kautta myös muut HUS-alueen kunnat voivat liittyä hankkeeseen. Apotti-nimi on lyhennelmä sanoista asiakas- ja potilastietojärjestelmäpalvelu.
Apotti-uutiskirje ilmestyy kerran kuussa ja sen tuotannosta vastaa Marja Valjus. Uutiskirje lähetetään sähköpostitse muun muassa laajalle joukolle HUS-alueen kuntien päättäjiä ja virkamiehiä sekä HUS-sairaanhoitoalueiden johdolle ja päättäjille. Uutiskirjettä saa vapaasti levittää ja sisältöä saa julkaista esimerkiksi kuntien intraneteissä. Palautetta voi antaa osoitteessa www.apotti.fi ja postituslistalle voi liittyä tai siltä voi poistua lähettämällä sähköpostia osoitteeseen apotti@hel.fi. |