lokakuuta
2014
Ajankohtaista
Neuvottelujen avaustilaisuus pidettiin Helsingin kaupungintalon auditoriossa 1. lokakuuta. Paikalle oli saapunut noin 70 henkeä CGI:ltä, Epiciltä, hanketoimistosta sekä tietenkin Apotin jäsenorganisaatioista.
Hankejohtaja Hannu Välimäki avasi tilaisuuden käymällä läpi lyhyesti kevään ja syksyn neuvottelujen ja tuotevertailujen eroja. Välimäen esittämät tavoitteet syksylle ovat laaja-alainen ja hyvin muotoiltu tarjouspyyntö, avoin dialogi, vaatimusten tarkennus sekä käyttöönottovalmiuden, tuotannonaikaisen toimintamallin ja hinnan tarkennus.
Sosiaalihuollon neuvottelut jo käynnissä
Varsinaiset neuvottelut pyörähtivät käyntiin 21.10. sosiaalihuollon osuudella, missä käsitellään muun muassa sosiaalihuollon prosesseja, päätöksiä, asiakkuuden käsittelyä ja rahaliikennettä.
Neuvottelut keskittyvät yleisesti kolmeen eri osa-alueeseen (kaupallinen, toteutus ja palvelut sekä tekninen ja toiminnallinen), joita käsitellään jouluun asti. Myös tuotevertailut saadaan päätökseen joulukuussa.
Yhtä aikaa neuvottelu- ja tuotevertailun kanssa Apotissa viimeistellään lopullista tarjouspyyntöä, joka on tarkoitus saada valmiiksi helmikuuhun 2015 mennessä. Myös osakeyhtiövalmistelu jatkuu samalla huomioiden sote-lakiuudistuksen vaikutukset esimerkiksi sote-alueiden ja kuntien tuottajavastuisiin.
Sutinen aloitti puheenjohtajana
Lokakuussa Apotin työvaliokunta ja ohjausryhmä pitivät ensimmäiset kokouksensa uuden puheenjohtajansa, vs. apulaiskaupunginjohtaja Pia Sutisen johdolla. Sutinen siirtyi Laura Rädyn sijaiseksi Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveysviraston perhe- ja sosiaalipalvelujen osastopäällikön paikalta. Näin myös ohjausryhmän sosiaalihuollon osaaminen vahvistuu entisestään.
Apotti tapasi lokakuussa myös Helsingin kaupungin tietotekniikkajaostoa, jonka kanssa saatiin vilkas keskustelu tulevan järjestelmän vaatimuksista.
Syksyllä tietojärjestelmiä testaavat myös "tavikset"
Syksyn tuotevertailun osana Apotissa arvioidaan käytettävyyttä eli tarkastellaan sitä, miten hyvin CGI:n ja Epicin järjestelmäratkaisut toimivat käytössä. Vertailuja tehdään sekä ryhmäarviointeina että varsinaisina käytettävyystesteinä eli paritesteinä tai yksin tehtävinä arvioina, joissa on mukana sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten lisäksi myös muita kuntalaisia.
"Syys-talvella arvioimme kuntalaisten sähköisen asioinnin portaalin käytettävyyttä eli miten kätevästi vertailtavien järjestelmien avulla voi esimerkiksi kotikoneelta tehdä ajanvarauksen tai asioida vaikka omaishoitajana lähimmäisen puolesta", kertoo Apotin käytettävyysasiantuntija Johanna Kaipio.
Käytettävyyttä arvioidaan tarkoin kriteerein
Kansainvälinen ISO 9241-11 standardi määrittelee, että "Käytettävyydellä tarkoitetaan sitä tuloksellisuutta, tehokkuutta ja tyytyväisyyttä, jolla käyttäjät saavat suoritettua käytössään olevien välineiden avulla ne tehtävät, joita halutun tavoitteen saavuttaminen tietyssä ympäristössä edellyttää." Toisen yleisesti tunnetun määritelmän perusteella käytettävyyden osa-alueet voi lajitella esimerkiksi seuraavasti: opittavuus, tehokkuus, muistettavuus, virheettömyys ja miellyttävyys. Näihin määritelmiin perustuvat myös kriteerit, joiden perusteella CGI:n ja Epicin ratkaisujen käytettävyyttä eli helppokäyttöisyyttä arvioidaan ja mitataan.
"Ryhmäarvioinneissa arvioijat seuraavat tiettyjen käyttäjätarinoiden toteutumista ja välissä kysymme käytettävyyteen liittyviä kysymyksiä sekä tarkastelemme itse, miten hyvä käytettävyys ratkaisuissa toteutuu. Jos demonstroinneissa jokin pyydetty toiminto on esimerkiksi monimutkaisen polun takana ja sen löytäminen vaatii kymmeniä klikkauksia, käytettävyys ei välttämättä ole paras mahdollinen", kertoo Johanna Kaipio.
Käytettävyystesteissä testikäyttäjät suorittavat arvioitavalla järjestelmällä ennalta määriteltyjä testitehtäviä. Käytettävyysasiantuntija toimii testin ohjaajana. Paritesteissä Kaipiolla ja kollegallaan Mari Tyllisellä on käytössään myös arviointilaitteisto, jonka avulla pystytään rekisteröimään muun muassa eri tehtävien suorittamiseen kulunut aika sekä klikkaukset, virheet jne.
Testauksessa huomioitu myös erityisryhmät
Arvioijat kaikkiin käytettävyysarviointeihin on valittu niin, että mukana on edustusta jokaisesta Apotti-hankintarenkaan kunnasta ja HUS:sta. Paritesteissä ja ryhmäarvioinneissa, kuten keväänkin tuotevertailuissa arvioijina on laaja joukko sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisia sekä Apotin käytettävyysasiantuntijat. Portaalin testikäyttäjinä on joukko kuntalaisia eli "taviksia", jotka suorittavat testitehtäviä yksin käytettävyysasiantuntijan ohjauksessa.
"Asetimme portaalin testaajille tietyt kriteerit. Henkilöillä pitää olla jonkun verran kokemusta verkkopalveluiden käytöstä sekä positiivinen asenne tietotekniikkaa kohtaan. Heidän pitää myös osata lukea englantia, koska tarjoajien portaalit ovat tällä hetkellä englanninkielisiä", kertoo Kaipio.
Testaajiksi valittiin tulevan portaalin eri käyttäjäryhmien edustajia Apotti-alueelta ikähaarukasta 18 - 75. Mukana on esimerkiksi diabeetikkoja, perheellisiä, näkövammaisia ja ikäihmisiä. Näin saadaan tietoa sähköisten palvelujen sopivuudesta myös erityisryhmille.
Portaalien esteettömyysarviointi toteutetaan syksyn aikana asiantuntija-arviona ja siinä tarkastellaan portaalien saavutettavuutta ja käyttömahdollisuuksien monipuolisuutta myös erilaisilla päätelaitteilla.
Tiedolla johtaminen ja asiakaslähtöisyys - mitä ne käytännössä tarkoittavat?
Mitä tiedolla johtamisella tarkoitetaan? Miten asiakaslähtöisyys näkyy Apotissa? Nämä kysymykset on kuultu useampaan kertaan, kun apottilaiset ovat käyneet kertomassa toiminnan muutoksesta erilaisissa tilaisuuksissa.
Apotin toiminnan kehitysjohtaja Antti Iivanainen myöntää, ettei tiedolla johtamisen ja asiakaslähtöisyyden termejä ole helppo avata lyhyesti ja ytimekkäästi.
"Tiedolla johtaminen on sitä, että tietoa käytetään tukemaan ja ohjaamaan hoidon ja palvelun toteuttamista itse palvelutilanteen aikana. Työstä ja toiminnasta saadaan laatu-, vaikuttavuus- ja kustannustietoa sekä yksittäisestä asiakkaasta että ammattilaisesta. Tietoa hyödynnetään päätöksenteossa, osaamisen kehittämisessä sekä muussa kehittämistyössä niin koko organisaatiossa kuin väestötasollakin", Iivanainen kertoo.
Esimerkkeinä hän mainitsee, miten tietoa hyödyntämällä voidaan ennustaa esimerkiksi resurssien riittävyyttä. Parhaimmillaan näin voidaan tehdä simulaatioita ja nähdä, mitä tapahtuisi, jos toimintaa tai resursseja muutetaan tietyllä tavalla.
Osaksi tiedolla johtamisen käsitettä voi laskea myös tiedon analysoinnin ja tiedolla johtamisen oppimisen.
"Palvelua asiakkaan taustan ja kokemusten mukaan"
Asiakaslähtöisyys toteutuu Iivanaisen mukaan silloin, kun palvelua annetaan asiakkaan taustan ja kokemusten mukaan.
"Ammattilainen sovittaa oman ja työyhteisönsä taidot asiakkaan tarpeet ja halut huomioiden. Yksinkertaistettuna tämä tarkoittaa asiakaspalvelun jatkuvaa tehostamista, että toiminnassa pyritään ymmärtämään asiakkaan omia tarpeita ja tarjoamaan nämä huomioon ottaen asiakkaalle tai potilaalle hänen tilanteeseensa parhaiten toimiva hoito ja palvelu. Jos potilaalla on esimerkiksi riski sairastua sydän- ja verisuonitauteihin, lääkäri ei määrää rutiininomaisesti häntä liikkumaan enemmän, pudottamaan painoa ja lopettamaan tupakointia. Kaikkea ei pysty muuttamaan kerralla, kuten jokainen meistä tietää. Sen sijaan tulisi keskustella, mikä olisi potilaan mielestä hänelle mahdollinen ja järkevin tapa lähteä vähentämään riskiä sairastua ja hoitosuunnitelma tehdään tämän ajatuksen pohjalta. Näin päästään muutokseen potilaan arjessa, eikä karrikoiden 'vain sairauskertomusmerkinnöissä'", Iivanainen muistuttaa.
Yhtenäistäminen ei ole standardisointia
Myös sanapari toimintatapojen yhtenäistäminen on aiheuttanut keskustelua. Yhtenäistämisen on pelätty tarkoittavan, että kaikki tehtäisiin samalla tavalla, mistä ei kuitenkaan ole kyse.
Apotin muutosryhmä on avannut toimintatapojen yhtenäistämistä muun muassa seuraavasti: Tulevaisuudessa Apotti-alueella noudatetaan yhdessä sovittuja toimintamalleja ja -prosesseja, joihin sekä johto että henkilöstö on sitoutunut; käytetään samanlaisia toimintamalleja ja -prosesseja samassa palvelussa; hyödynnetään uuden tietojärjestelmän tarjoamat hyviksi todetut toimintatavat; ja käytetään yhteisiä toiminnan, kustannusten ja laadun seurannan mittareita.
Osa asioista kannattaa tehdä samalla tavalla
Joitakin asioita kannattaa tehdä täysin samalla tavalla. Esimerkiksi sydänveritulppaa epältäessä kannattaa ottaa tietyt laboratoriokokeet rutinoidusti ja näin varmistaa, että diagnostisoinnin, hoidon ja laadun sekä toiminnan ohjauksen duhteen kaikki tarvittavat kokeet on varmasti otettu. Tuleva tietojärjestelmä auttaa tässä tarjoamalla valmiita määräyspaketteja ja toimintamalleja eli protokollia käytettäväksi.
Toisaalta jokaisen asiakkaan palvelu tai potilaan hoito on yksilöllistä, eikä kaikkea voi tehdä samalla tavalla. Kuitenkin toteuttamalla palvelun ja hoidon yhteydessä tietyt asiat määrätyllä tavalla saadaan usein aikaan laadukkaampaa palvelua. Esimerkiksi sydänveritulpan sairastaneilla tulisi kotiuttaessa olla tehtynä vaikkapa yhteisesti sovitun mallin mukainen yksilöllinen kuntoutussuunnitelma. Tuleva järjestelmä voi muistuttaa suunnitelman tekemisestä, jos sitä ei ole tehty. Näin yhteistyö myös jatkohoitotahon kanssa tehostuu.
Pähkinänkuoressa yhtenäistäminen tähtää siihen, että toiminta on moniammatillista ja monialaiseen osaamiseen osaamiseen ja yhteistyöhön perustuvaa, ja että kehittämiselle on yhteiset rakenteet ja toimintamallit. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että kaikki olisi standardisoitua ja mitään omaa pelivaraa ei jätettäisi.
Onko Apotti ketterä?
Agile tai ketterä kehitys tuntuvat olevan varsinkin sosiaalisessa mediassa monen huulilla Apotista puhuttaessa. Kun hankinnasta kirjoitetaan, että ostamme valmiin tuotteen, ketteryyden kannattajat ärähtävät. Jos taas nostamme esiin tulevan ratkaisun ketterän kehittämisen, joku paasaa, että mitä järkeä itse kehittää, kun valmiita tuotteita on jo olemassa.
Asiaa ei pidä tulkita liian yksioikoisesti, sillä Apotti ostaa sekä valmista että kehittää ketterästi. Jo olemassa olevat toiminnallisuudet, joita käytetään laajasti muualla maailmassa, on järkevä ostaa valmiina. Apotin tasoinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä ei ole kuitenkaan hyllytavaraa. Siksi käyttöönottovaiheessa jää tilaa myös ketterälle kehittämiselle.
Ketterällä kehityksellä pois toimittajaloukusta
Yksi Apotin tavoitteista on päästä pois nykyisistä toimittajaloukuista. Siksi tulevalta järjestelmältä vaaditaan hyvää mukautettavuutta. Tällä tarkoitetaan esimerkiksi sitä, että muutoksia järjestelmään on helppo tehdä nopeasti itse sen sijaan, että ne tilattaisiin järjestelmätoimittajalta. Hyvä muokattavuus kulkee käsi kädessä ketterän kehittämisen kanssa.
Apotti-uutiskirje
Apotti-uutiskirje ilmestyy kerran kuussa ja sen tuotannosta vastaa Marja Valjus. Uutiskirje lähetetään sähköpostitse muun muassa laajalle joukolle HUS-alueen kuntien päättäjiä ja virkamiehiä sekä HUS-sairaanhoitoalueiden johdolle ja päättäjille.
Uutiskirjettä saa vapaasti levittää ja sisältöä saa julkaista esimerkiksi kuntien intraneteissä.
Palautetta voi antaa osoitteessa www.apotti.fi tai apotti@hel.fi ja postituslistalle voi liittyä tai siltä voi poistua klikkaamalla kirjeen oikeassa alareunassa olevaa linkkiä.